KSeF - wysyłanie dokumentów

Wysyłka dokumentów sprzedażowych do KSeF realizowana jest w dwóch trybach:

• Tryb online – dokument jest wysyłany do KSeF w dniu jego wystawienia;
• Tryb offline – dokument jest wysyłany do KSeF po dniu wystawienia faktury.

Opcja Wyślij do KSeF jest dostępna w następujących miejscach systemu:

• na liście faktur, gdzie znajduje się wystawiony dokument sprzedaży,

• na ekranie sukcesu po wystawieniu faktury,

• po wystawieniu faktury sprzedaży na ekranie Szybkiej faktury w zakładce Pulpit/Główny pulpit.

Statusy wysyłki dokumentu do KSeF

Po kliknięciu opcji Wyślij do KSeF System automatycznie aktualizuje status dokumentu w kolumnie KSeF.

Możliwe statusy:

• Spoza KSeF;
• Błąd wysyłki;
• Odrzucony;
• Wysłany – oczekuje;
• Przyjęty przez KSeF;
• Potwierdzony UPO.

Po skierowaniu kursora myszy na ikonę statusu KSeF wyświetlane są podstawowe informacje:

• data zlecenia wysyłki,
• aktualny status,
• numer KSeF (jeżeli dostępny),
• użytkownik, który zlecił wysyłkę.

Szczegóły wysyłki

Po zleceniu wysyłki dokumentu do KSeF dostępna jest akcja KSeF, która otwiera okno zawierające informacje dotyczące:

• historii statusu wysyłki,
• daty zlecenia wysyłki do KSeF,
• możliwości pobrania XML wysłanego dokumentu oraz XML UPO (jeżeli dostępne).

UPO – potwierdzenie odbioru

W momencie, gdy dokument ma status Potwierdzony UPO w kolumnie KSeF:

• skierowanie kursora myszy na dokument umożliwi pobranie PDF UPO za pomocą opcji Pobierz UPO,
• plik UPO jest również dostępny w zakładce Pulpit/eSegregator/Inne/UPO.

Wysyłka w trybie offline

W przypadku wysyłki dokumentu w trybie offline:

• po kliknięciu przycisku Wyślij do KSeF wyświetlane jest okno z informacją, że dokument zostanie wysłany w trybie offline,
• dokument zostaje oznaczony jako wysłany w trybie offline.

Wysyłka do KSeF wraz z wysyłką e-mail do kontrahenta

Wysyłka dokumentu do KSeF może zostać zrealizowana jednocześnie z wysyłką dokumentu e-mailem do kontrahenta.

W tym celu wybierz opcję Wyślij do KSeF/E-mailem. Po wybraniu akcji Wyślij do KSeF/E-mailem System realizuje proces w następującej kolejności:

• zleca wysyłkę dokumentu do KSeF,
• po nadaniu dokumentowi numeru KSeF wysyła dokument e-mailem do kontrahenta.

Wysyłka dokumentów w trakcie awarii KSeF

W przypadku wystąpienia awarii KSeF:

• użytkownik może nadal zlecać wysyłkę dokumentów do KSeF,
• dokumenty zlecone w trakcie awarii zostaną automatycznie wysłane po ustaniu awarii i przywróceniu dostępności KSeF.

Powiadomienia e-mailowe dotyczące wysyłki do KSeF

System wysyła powiadomienia e-mailowe związane z wysyłką dokumentów do KSeF w dwóch przypadkach:

• codziennie – zestawienie statusów dokumentów wysłanych oraz niewysłanych do KSeF,
• po każdorazowej wysyłce dokumentu do KSeF – powiadomienie o wykonanej operacji.

Wysyłka powiadomień odbywa się zgodnie z konfiguracją w Ustawieniach KSeF.