Dzięki zakładce eSegregator możesz wprowadzić fakturę kosztową na podstawie udostępnionego skanu, zdjęcia lub pliku PDF.

Dokumenty możesz przekazać na trzy sposoby:

• robiąc zdjęcia faktur w aplikacji mobilnej mOrganizer finansów,

• wysyłając je na zdefiniowany adres e-mail przypisany do Twojego konta,

• korzystając z przycisku Wgraj dokumenty w Systemie.

Szczegóły na temat każdej z tych metod znajdziesz w artykule Sposoby przekazania faktur kosztowych w formie elektronicznej.

Możliwe akcje w każdej z zakładek

W zakładce Do zatwierdzenia znajdują się wszystkie dokumenty, które zostały wgrane do Systemu niezależnie od sposobu ich przesłania. 

Możliwe akcje:

• Zatwierdź - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Księgowanie;
• Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne;
• Odrzuć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone;
• Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do Kosza;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.

Do zakładki Księgowanie automatycznie przenoszone są dokumenty, które zostały zaakceptowane jako dokument księgowy. System przetwarza dokument i odczytuje dane. Informacje jakie udało się przetworzyć zostają wprowadzone do szablonu faktury. Proces weryfikacji może potrwać kilka minut, dlatego od razu nie można przystąpić do ich księgowania.  

Możliwe akcje:

• Wprowadź - nastąpi przeniesienie do formularza wprowadzania danych ze skanu;
• Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne;
• Duplikat - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.

W zakładce Zaksięgowane widoczne są dokumenty, które czekają na zaksięgowanie lub zostały już zaksięgowane. 

Możliwe akcje:

• Wprowadź - po wybraniu przycisku System umożliwi zaksięgowanie dokumentu; 
• Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer;
• Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne;
• Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.

W zakładce Inne znajdują się dokumenty, które zostały skategoryzowane jako Inne. Można w tej zakładce przechowywać np. potwierdzenia przelewów, umowy itp.

 
Możliwe akcje:

• Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer;
  
• Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia;
• Przenieś - możesz wybrać folder do którego ma zostać przeniesiony dokument;
• Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 

W zakładce Odrzucone znajdują się faktury, które zostały oznaczone jako Duplikat w zakładce Księgowanie oraz faktury, które zostały wprowadzone do eSegregatora kolejny raz. 

Możliwe akcje:

• Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia;
• Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 

W zakładce Kosz będą widoczne dokumenty, na których została wybrana opcja Skasuj.

Możliwe akcje:

• Przywróć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne;
• Usuń - pozwala na trwałe skasowanie pliku z Systemu;
  
• Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.

W zakładce Wszystkie są widoczny jest każdy dokument, który został wgrany do eSegregatora (z wyjątkiem dokumentów w Koszu). 

Możliwe akcje:

• Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer;
• Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz;
• Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.

Zaksięgowanie skanów

Po zakończeniu odczytywania danych w folderze Księgowanie System automatycznie przeniesie skan do folderu Zaksięgowane, z którego możliwe będzie wprowadzenie dokumentu. Aby to zrobić, kliknij przycisk Wprowadź na wybranym skanie.

Na ekranie po lewej wyświetli się skan dokumentu natomiast po prawej uzupełniony szablon faktury.

Uzupełnij wszystkie dane ze skanu, w tym zmień pole Kategoria z Domyślna pozycja firmy na odpowiednią, zgodnie ze sposobem księgowania dokumentu.

Po weryfikacji danych kliknij przycisk Zapisz i zaksięguj — dokument zostanie zapisany w zakładce Koszty/Faktury kosztowe i uwzględniony w odpowiednich rejestrach.