Wprowadzenie pojazdu

Edycja/Zmiana statusu pojazdu

Usunięcie pojazdu

Samochód służbowy

Pojazd prywatny używany do celów służbowych

Sprzedaż pojazdu

Wprowadzenie pojazdu

Wprowadzanie samochodu w Systemie to nie tylko uzupełnienie numeru rejestracyjnego. Poprawne zdefiniowanie parametrów wpływa na właściwe wyliczenia faktur lub pozycji na fakturze przypisanych do danego pojazdu. 

W celu dodania samochodu przejdź do zakładki Księgowość/Podsumowanie i z lewej strony kliknij przycisk Pojazdy:  

lub wybierz bezpośrednio zakładkę Księgowość/Pojazdy:

Następnie - Dodaj pojazd:

W Systemie możesz zdefiniować następujące rodzaje samochodów:

• samochód służbowy;
• samochód prywatny.

Pozycje, które musisz uzupełnić, to:  

• Numer rejestracyjny - pozycja, po której identyfikowany jest pojazd;  
• Opis samochodu - określenie marki i modelu;  
• Typ samochodu - definiuje sposób rozliczania VAT, dostępne opcje: osobowy, homologacja ciężarowa, ciężarowy, osobowy elektryczny, ciężarowy;  
• Własność - określenie stanu prawnego pojazdu i związanym z nim typem rozliczenia (służbowy, prywatny, leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy); 
• Pojemność silnika (w cm3) - należy ustawić, np. 2000 cm3.
   

Dodatkowo:  

• Numer środka trwałego - dla własności służbowy;  
• Kwota dotychczasowych kosztów ujętych w KPiR - dla własności prywatny, jeśli przenoszone są dane z poprzedniego systemu;
  
• Kwota kosztów wynikająca z dokumentów - dla własności prywatny, jeśli przenoszone są dane z poprzedniego systemu;  
• Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu - dla własności prywatny, jeśli przenoszone są dane z poprzedniego systemu; 
• Numer umowy leasingowej - dla własności leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy;  
• Wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej - zaznaczenie parametru dla samochodu osobowego powoduje odliczenie 100% VAT od paliwa dla powiązanego pojazdu, w innym razie odliczane jest 50%.

Edycja/Zmiana statusu pojazdu

Jeśli pojazd zostanie sprzedany lub przestanie być użytkowany, a był uwzględniany przy wyliczaniu kosztów, należy zmienić jego status na nieaktywny. W tym celu przejdź do zakładki Księgowość/Pojazdy, najedź kursorem na dany pojazd i kliknij przycisk Edytuj. 

Następnie przy parametrze Aktywny wybierz Nie i zapisz zmiany. 

Usunięcie pojazdu

Jeśli pojazd nie był wykorzystywany przy dodawaniu faktur kosztowych, ani nie naliczano dla niego amortyzacji (gdy został wcześniej oznaczony jako środek trwały), możesz go usunąć. Przejdź do listy pojazdów, skieruj kursor myszy na wybrany pojazd i kliknij przycisk Usuń. 

Samochód służbowy

W przypadku, gdy pojazd został zakupiony jako samochód firmowy lub został przekazany na stan firmy, powinien zostać wprowadzony do systemu z wartością służbowy w polu Własność. Przejdź do zakładki Księgowość/Pojazdy.

Następnie - Dodaj pojazd:

W polu Własność - zmień wartość na Służbowy:

W oknie Numer środka trwałego istnieje możliwość połączenia pojazdu z wprowadzoną pozycją środka trwałego. W przypadku, gdy pole Wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej jest zaznaczone, dla podatników VAT system będzie limitować księgowanie 100% do Rejestru VAT oraz KPIR. Wprowadzony pojazd będzie można wybrać na właściwej pozycji przy wprowadzaniu wydatków związanych z samochodem (Dodatkowe informacje - czerwona ikonka).

W przypadku pojazdu służbowego wykorzystywanego nie tylko do celów działalności gospodarczej, koszty będą księgowały się następująco: 50% w Rejestrze VAT i 75% w KPIR, np. wydatek wynosi 100 zł netto: 

• w Rejestrze VAT ujęte będzie: 50% x 23 zł = 11,50;

• w KPIR: ( 100 zł netto + 11,50) x 75%= 83,63.

W przypadku, gdy w Systemie wprowadzony jest jeden pojazd, zostanie on podłączony automatycznie pod pozycję (Dodatkowe informacje).

Pojazd prywatny używany do celów służbowych

Samochód, który nie został przekazany na stan firmy, a jest wykorzystywany do działalności gospodarczej należy zdefiniować jako prywatny. W celu jego dodania przejdź do zakładki Księgowość/Podsumowanie, kliknij  w przycisk Pojazdy z lewej strony:

Następnie kliknij w opcję Dodaj pojazd:

W celu wprowadzenia pojazdu uzupełnij poszczególne pozycje:

Zgodnie ze zmianą ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od 1 stycznia 2019 roku, prowadzenie kilometrówki zostało zlikwidowane. Zamiast tego, wszystkie koszty związane w eksploatacją pojazdu powinny być ujęte bezpośrednio w KPiR. Użytkownicy, którzy wykorzystują samochody osobowe prywatne do celów związanych z działalnością gospodarczą mogą rozliczyć tylko 20% poniesionych wydatków na eksploatację pojazdów.

Po prawidłowym wprowadzeniu faktury kosztowej związanej z pojazdem system  zaksięguje dokument zgodnie z nowymi przepisami. 

Sprzedaż pojazdu

W przypadku sprzedaży pojazdu przejdź do zakładki Księgowość/Podsumowanie i następnie wybierz opcję Pojazdy z lewej strony ekranu:

Następnie kliknij przycisk Edytuj na odpowiednim samochodzie. We właściwościach pojazdu dokonaj zmiany statusu w pozycji Aktywny na Nie. 

W przypadku, gdy pojazd wprowadzony był również jako środek trwały  w zakładce Księgowość/Środki trwałe, wybierz na nim opcję Edytuj i wprowadź datę likwidacji.

W celu zablokowania dalszej amortyzacji środka trwałego uzupełnij pole Umorzenie podatkowe z poprzedniego systemu i Umorzenie bilansowe z poprzedniego systemu wpisując kwotę, która nie została umorzona do danej chwili.

Niezamortyzowana część środka trwałego zostanie ujęta w kosztach na podstawie automatycznie wygenerowanego dowodu wewnętrznego.